光ディスク等による給与支払報告書の提出について

市では、以下の要領により給与支払報告書の光ディスク等による提出を受付しています。

事務処理概要

1.各給与支払者から給与支払報告書の光ディスク等での提出の要望

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2.登米市から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の送付

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3.各給与支払者から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』およびテストデータの提出

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4.テストデータによる検証

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5.登米市から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認通知書』の送付

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6.各給与支払者から1月末日までに光ディスク等による給与支払報告書の提出

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7.登米市にて電算処理により住民税課税計算

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8.登米市から税額通知書の発送（書面）

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書について

1. 給与支払報告書の光ディスク等での提出を希望される場合は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』をその給与支払報告書の提出期限3カ月前（10月末日）までに登米市長へ提出し承認を受けてください。

（注）ただし光ディスク等の提出義務がある事業所以外は、令和4年度までは事前に申請により本市の承認を受ける必要がありましたが、税制改正に伴い、令和5年度以降は承認の申請は不要となりました。なお、希望される場合は事前テストを行います。

（注）光ディスク等の提出義務がある事業所とは、前々年において、登米市以外の市区町村にお住いの従業員を含め、税務署に提出した源泉徴収票の合計枚数が100枚以上の事業所を指します。

2.新規特別徴収義務者または特別徴収できないもの（普通徴収）については＜指定番号＞をお知らせします。

3.『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の提出は、提出開始初年度のみで以降については不要です。ただし、提出される媒体を変更される場合は再申請が必要です。

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書（PDF：165KB）

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書（ワード：22KB）

テストデータ

1. 各事業所、登米市双方の事務処理に万全を期するため、初めて給与支払報告書を光ディスク等で提出される前には、テストを実施いたします。
2. テストデータにつきましては、直近年度のデータ（例：令和5年10月テストの場合は、令和4年分給与支払報告書）で作成してください。テストの結果、修正をお願いする場合や光ディスク等での提出を不承認とすることがあります。なお、媒体を変更される場合や税法改正および光ディスク等のレイアウト変更など、事前テストが必要と思われる場合には再度テストデータの提出をお願いすることがあります。
3. テストデータの提供の際には、その光ディスクの内容が確認できる書面（書式等については任意です。）を添付してください。

光ディスク等の作成および提出について

1.光ディスク等による給与支払報告書の提出対象者

前年中に給与の支払いを受けた者のうち、翌年1月1日現在登米市に住所を有する者を対象とします。なお、翌年度の住民税を特別徴収できない者（普通徴収）についても記録してください。

2.書面による給与支払報告書の提出について

• A.光ディスク等に記録されているデータのうち訂正分
• B.光ディスク等に記録されていない者の給与支払報告書

3.提出方法および提出期限

提出方法につきましては、郵送もしくは直接市役所税務課市民税係までお持ちください。郵送（宅配便を含む。）の場合、特別徴収義務者は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の表面「参考事項」欄内にその旨を記入するとともに、郵送に当たっては、破損等の事故がないよう、梱包には十分注意し、受領の確認が取れる方法をとってください。

提出期限につきましては、書面による場合と同様に1月末日としますが、事務処理の都合上、提出期限の1週間前までのご提出にご協力をお願いします。

4.費用負担

光ディスク等の購入費用、調製および提出に係る費用は、特別徴収義務者の負担となります。

5.提出する光ディスク等の通数

光ディスク等は2本作成し、1本を登米市に提出し、他の1本を予備として特別徴収義務者が保管してください。提出していただいた光ディスク等に、読み取れない等の事故が発生した場合については、予備のディスクから複写をお願いすることがあります。

6.貼付ラベル等

光ディスク等には次の事項を明示するとともに、提出時には必ずケースに入れる等破損を防ぐ十分な措置をとってください。

• ■.光ディスク（CD・DVD）
  光ディスクにより提出する場合には、レーベル面に下記ラベル例示の記載事項を油性のフェルトペン等で記載して提出してください。
  筆先の硬い筆記用具は使用しないでください。

7.その他

光ディスク等の規格が登米市のシステムで処理出来ない場合には書面による提出をお願いすることがあります。

データの作成および保管については、光ディスク等の特性上、容易に複製等が可能となります。貴事業所および登米市双方においてデータの保管については十分留意することとします。

データの提出の際にはウイルスチェックを行い、コンピュータウイルスに感染していないことを十分確認するようにしてください。

提出された光ディスク等は返却いたしませんのでご了承ください。

光ディスク等の規格

最新の規格については、下記の総務省ホームページをご確認ください。

なお、総務省通知における規格には、磁気ディスク（FDおよびMO）の規格の記載もありますが、登米市へご提出の際は、光ディスク（CDまたはDVD）にてご提出をお願いいたします。

（1）CD

サイズ	12センチメートル
規格	CD-R
記憶容量	650MB
フォーマット	ISO9660（Level2)/Joliet ※書き込みは、ディスクアットワンス（シングルセッション）方式とする。
記録形式	CSV（カンマ区切形式）
記録コード	シフトJIS
漢字水準	JISの第1水準および第2水準

（2）DVD

サイズ	12センチメートル
規格	DVD-R
記憶容量	片面4.7GB
フォーマット	ISO9660（Level2)/Joliet ※書き込みは、ディスクアットワンス（シングルセッション）方式とする。
記録形式	CSV（カンマ区切形式）
記録コード	シフトJIS
漢字水準	JISの第1水準および第2水準

 

ファイルの仕様等

1. ファイル名は『指定番号.txt』としてください。また、2枚以上に渡って提出される場合は『指定番号＋連番.txt』としてください。
   • （例）指定番号が8765432の場合8765432.txt
   • （例）指定番号が8765432で2枚提出する場合876543201.txt876543202.txt
2. 1ファイルはレコードごとに改行される文字列であり、1レコードは各項目をカンマ（,）で区切り構成し、レコード形式は可変長とします。
3. ファイル圧縮、暗号化等は行わないでください。

特別徴収税額通知の電子データ（副本）の廃止について

令和6年度より、特別徴収税額通知（特別徴収義務者用）の電子データ（副本）が廃止となるため、給与支払報告書を光ディスク等で提出する事業所に対しては、特別徴収税額通知を書面にて送付します。なお、税額通知用に空の光ディスクを同封いただいても、そのまま返送させていただきますので、ご了承ください。

各項目の記録にあたっての留意事項

1.各項目共通

• イ.半角文字の「,（カンマ）」は、各項目の区切り以外には使用しないでください。
  -例-支払調書等の項目
  ×1,200,000
  ⇒○1200000
• ロ.記録すべき事項がない項目については記録を省略して区切りを表す「,（カンマ）」を記録してください。（CSV形式では必ず「,（カンマ）」で各項目が区切られていなければなりません。）
  -例-半角の項目が記録不要の場合
  前の項目,,後の項目

2.住所、居所または所在地

• イ.都道府県名から順次記録してください。ただし、都道府県名は省略しても差し支えありません。
  -例-
  ×中央区大手前2-2-2
  ⇒○東京都中央区銀座1-1-1
  ⇒○中央区銀座1-1-1
  ⇒○大阪市中央区大手前2-2-2
  ⇒○大阪市中央区大手前2-2-2
  （注）政令指定都市については、市名を省略しないでください。
• ロ.正式な町名にカナが含まれている場合を除き、漢字で記録してください。
  -例-
  ×名古屋市港区アキハ1-1-1
  ⇒○名古屋市港区秋葉1-1-1
  ×名古屋市港区あきは1-1-1
  ⇒○名古屋市港区秋葉1-1-1
  名古屋市港区いろは町2-2-2
• ハ.～県、～市、～村等の「県」「市」「村」等の文字については、省略あるいは句読点等による記録はしないでください。
  -例-
  ×神奈川横浜港北新横浜1-1-1
  ×神奈川、横浜、港北、新横浜、1-1-1
  ⇒○神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1
• ニ.都道府県、市区町村、字等の区切りは不要ですが、全角スペース1文字分による区切りがあっても差し支えありません。
  -例-
  ×神奈川県、横浜市、港北区、新横浜、1-1-1
  ×神奈川県□□横浜市□□港北区□□新横浜□□1-1-1
  ⇒○神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1
  ⇒○神奈川県□横浜市□港北区□新横浜□1-1-1
  （注）「□」はスペース1文字分を表します。
• ホ.住所の記載に当たって、「丁目」「番地」「号」等の文字の代わりに記号を使用する場合は、「-」「～」「・」（全角）を使用することができますが、それ以外の記号を使用しないでください。
  -例-
  ×千代田区丸の内1,1,1
  ⇒○千代田区丸の内1-1-1
  ⇒○千代田区丸の内1～1～1
• ヘ.様方、気付は、この項目に記録し、氏名または名称の項目には記録しないでください。
• ト.郵便番号は記録しないでください。

3.氏名または名称

• イ.個人の姓と名の区切りには、全角スペース1文字分を記録してください。ただし、区切りがない場合は、そのままでも差し支えありません。
• ロ.個人の肩書等は記録しないでください。
  -例-
  ×税理士自治太郎
  ⇒○自治太郎
• ハ.法人の代表者名等は記録しないでください。
  -例-
  ×地方産業株式会社代表取締役自治太郎
  ⇒○地方産業株式会社
• ニ.法人の組織名略称には必ずカッコを付す。
  -例-
  ×登米産業株）
  ×登米産業／株
  ×（株登米産業
  ×株、登米産業
  ⇒○登米産業（株）
  ⇒○（株）登米産業
  ⇒○登米産業（株
  ⇒○株）登米産業

組織名	略称	組織名	略称
株式会社	株、KK、カ、カブ	企業組合	企業、企、キ、キギョウ
有限会社	有、UK、ユ、ユウ	組合連合会	組連、クミレン
合資会社	資、シ	財団法人	財、ザイ
合名会社	名、メ、メイ	社団法人	社、シャ
医療法人	医、イ	社会福祉法人	福、フク
協同組合	協、キョウ	宗教法人	宗、シュウ
農業協同組合	農、ノウ	学校法人	学、ガク
漁業協同組合	漁、ギョ

4.外字等の取扱い

JIS第1水準および第2水準以外の漢字、カナ、記号等（以下「外字等」という。）および半角文字は、次のとおり取り扱ってください。

• イ.半角文字のカナ、英数字、記号、丸付き数字、カッコ付き漢字等は、JIS第1水準および第2水準の全角文字に変換してください。
  -例-
  「ア」（半角文字のア）→「ア」（全角1文字）
  「1」（半角文字の1）→「1」（全角1文字）
  「(株)」（拡張未文字の(株)）→「（株）」（全角3文字）
  「10」（拡張文字の10）→「10」（全角2文字）
• ロ.人名等に使用されている漢字等で、他の文字に変換できないものが含まれている場合には、原則として、その人名等をカナで記録してください。
• ハ.外字がいわゆる異字体または旧字体の場合で、それらを統一文字または新字体に変換できるものは、それぞれの文字に変換してください。
  -例-
  「德田」→「徳田」
  「齊藤」→「斉藤」

その他

1. 個人の住所につきまして、1月1日現在の住民基本台帳と照合した結果住所が他市町村にある場合および住民基本台帳の登録が確認できない場合には1月1日現在の住所の確認をお願いする場合があります。
2. 提出の際、登米市から送付しております『総括表』を添付してください。