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トップ > くらしのガイド > 税金・保険・年金 > 光ディスク等による給与支払報告書の提出

ここから本文です。

更新日:2012年9月6日

光ディスク等による給与支払報告書の提出について

市では、以下の要領により給与支払報告書の光ディスク等による提出を受付しています。

事務処理概要

1.各給与支払者から給与支払報告書の光ディスク等での提出の要望
2.登米市から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の送付
3.各給与支払者から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』及びテストデータの提出
4.テストデータによる検証
5.登米市から『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認通知書』の送付
6.各給与支払者から1月末日までに光ディスク等による給与支払報告書の提出
7.登米市にて電算処理により住民税課税計算
8.登米市から税額通知書と合わせて希望により同内容のデータを送付

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書について

  1. 給与支払報告書の光ディスク等での提出を希望される場合は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』をその給与支払報告書の提出期限3ヶ月前(10月末日)までに登米市長へ提出し承認を受けてください。
  2. 新規特別徴収義務者または特別徴収できないもの(普通徴収)については<指定番号>をお知らせします。
  3. 『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の提出は、提出開始初年度のみで以降については不要です。ただし、提出される媒体を変更される場合は再申請が不要です。

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書(PDF:102KB)

給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書(ワード:52KB)

テストデータ

  1. 各事業所、登米市双方の事務処理に万全を期するため、初めて給与支払報告書を光ディスク等で提出される前には、テストを実施いたします。
  2. テストデータにつきましては、直近年度のデータ(例:平成24年10月テストの場合は、平成23年分給与支払報告書)で作成してください。テストの結果、修正をお願いする場合や光ディスク等での提出を不承認とすることがあります。なお、媒体を変更される場合や税法改正および光ディスク等のレイアウト変更など、事前テストが必要と思われる場合には再度テストデータの提出をお願いすることがあります。
  3. テストデータの提供の際には、その光ディスクの内容が確認できる書面(書式等については任意です。)を添付してください。

光ディスク等の作成および提出について

1.光ディスク等による給与支払報告書の提出対象者

前年中に給与の支払を受けた者のうち、翌年1月1日現在登米市に住所を有する者を対象とします。なお、翌年度の住民税を特別徴収できない者(普通徴収)についても記録してください。

2.書面による給与支払報告書の提出について

A.光ディスク等に記録されているデータのうち訂正分

B.光ディスク等に記録されていない者の給与支払報告書

3.提出方法および提出期限

提出方法につきましては、郵送もしくは直接市役所税務課市民税係までお持ちください。郵送(宅配便を含む。)の場合、特別徴収義務者は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の表面「参考事項」欄内にその旨を記入するとともに、郵送に当たっては、破損等の事故がないよう、梱包には十分注意し、受領の確認が取れる方法をとってください。

提出期限につきましては、書面による場合と同様に1月末日としますが事務処理の都合上、提出期限の1週間前までに提出いただきますようご協力ください。

4.費用負担

光ディスク等の購入費用、調製及び提出に係る費用は、特別徴収義務者の負担となります。

5.提出する光ディスク等の通数

光ディスク等は2本作成し、1本を登米市に提出し、他の1本を予備として特別徴収義務者が保管してください。提出していただいた光ディスク等に、読み取れない等の事故が発生した場合については、予備のディスクから複写をお願いすることがあります。

なお、税額通知光ディスク等の送付を希望される場合は、データの入っていない光ディスク等(書き込み専用)1本をあわせてご提出ください。

6.貼付ラベル等

光ディスク等には次の事項を明示するとともに、提出時には必ずケースに入れる等破損を防ぐ十分な措置をとってください。

イ. 磁気ディスク(FD・MO)

 磁気ディスクにより提出する場合には、下記のようなラベルを貼って提出してください。

1.提出先市町村名:登米市

2.提出者名:

3.提出者住所:

4.指定番号:

5.提出件数:

6.提出年月日:平成年月日

△枚のうち□枚

ロ. 光ディスク(CD・DVD)

 光ディスクにより提出する場合には、レーベル面に上記ラベル例示の記載事項を油性のフェルトペン等で記載して提出してください。

筆先の硬い筆記用具は使用しないでください。

7.その他

光ディスク等の規格が登米市のシステムで処理出来ない場合には書面による提出をお願いすることがあります。

データの作成および保管については、光ディスク等の特性上、容易に複製等が可能となります。貴事業所および登米市双方においてデータの保管については十分留意することとします。

データの提出の際にはウイルスチェックを行い、コンピュータウイルスに感染していないことを十分確認するようにしてください。

提出された光ディスク等は返却いたしませんのでご了承ください。

光ディスク等の規格

(1)FD
サイズ 3.5インチ
規格 2HD
記憶容量 1.44MB
フォーマット MS-DOS(FAT形式)
記録形式 CSV(カンマ区切形式)
記録コード シフトJIS
漢字水準 JISの第1水準及び第2水準
(2)MO

サイズ

3.5インチ
規格 ISO/IEC13963 又は ISO/IEC15041
記憶容量 230MB 又は 640MB
フォーマット MS-DOS(FAT形式)
記録形式 CSV(カンマ区切形式)
記録コード シフトJIS
漢字水準 JISの第1水準及び第2水準
(3)CD  
サイズ 12センチメートル
規格 CD-R
記憶容量 650MB
フォーマット ISO9660(Level2)/Joliet※
記録形式 CSV(カンマ区切形式)
記録コード シフトJIS
漢字水準 JISの第1水準及び第2水準
(4)DVD  
サイズ 12センチメートル
規格 DVD-R
記憶容量 片面4.7GB
フォーマット ISO9660(Level2)/Joliet※
記録形式 CSV(カンマ区切形式)
記録コード シフトJIS
漢字水準 JISの第1水準及び第2水準

※書き込みは、ディスクアットワンス(シングルセッション)方式とする。

ファイルの仕様等

1.ファイル名は『指定番号.txt』としてください。また、2枚以上に渡って提出される場合は『指定番号+連番.txt』としてください。

(例)指定番号が 8765432 の場合8765432.txt

(例)指定番号が 8765432 で2枚提出する場合876543201.txt876543202.txt

2.1ファイルはレコードごとに改行される文字列であり、1レコードは各項目をカンマ(,)で区切り構成し、レコード形式は可変長とします。

3.ファイル圧縮、暗号化等は行わないでください。

レコードの内容(PDF:130KB) 、 レコードの作成要領(PDF:139KB)

 特別徴収税額通知書の光ディスク等による通知について

1.税額通知光ディスク等について

税額通知光ディスク等の送付を希望される場合は、『給与支払報告書の光ディスク等による提出承認申請書』の表面「光ディスク等による税額通知の希望の有無」欄内の「有り」に○を付し、希望理由を明記して提出してください。

税額通知光ディスク等は、書面による税額通知書(納入書等含む。)といっしょに貴事業所宛に5月中旬頃送付します。

2.税額通知光ディスク等のデータ記載対象者

下記にあげる者について、税額通知光ディスク等に記載します。

登米市宛に給与支払報告書を提出した者で、引き続き貴事業所で特別徴収を行う者。

転勤、就職等により貴事業所で新たに特別徴収を行う者、または他市町村に給与支払報告書が提出された者で、1月1日現在の住所を登米市に有することが判明し登米市で課税となった者。

3.税額通知光ディスク等の内容

ファイルレイアウト、記載内容については、下記のとおりです。

番号

項目名

作成文字基準

登米市作成基準

1

指定番号

半角12文字

登米市が付設した特徴指定番号

2

個人番号

半角5文字

 

3

受給者番号

半角25文字以内

 

4

漢字住所

全角60文字以内

 

5

カナ住所

全角60文字以内

空白  

6

漢字氏名

全角30文字以内

 

7

カナ氏名

半角30文字以内

 

8

特別徴収額

半角9文字以内

 

9

6月分

半角8文字以内

6月分の引き去り税額

10

7月分

半角8文字以内

7月分の引き去り税額

11

8月分

半角8文字以内

8月分の引き去り税額

12

9月分

半角8文字以内

9月分の引き去り税額

13

10月分

半角8文字以内

10月分の引き去り税額

14

11月分

半角8文字以内

11月分の引き去り税額

15

12月分

半角8文字以内

12月分の引き去り税額

16

1月分

半角8文字以内

1月分の引き去り税額

17

2月分

半角8文字以内

2月分の引き去り税額

18

3月分

半角8文字以内

3月分の引き去り税額

19

4月分

半角8文字以内

4月分の引き去り税額

20

5月分

半角8文字以内

5月分の引き去り税額

21

市町村コード

半角6文字

登米市は、“042129”となります。

4.使用する光ディスク等

税額通知光ディスク等は、貴事業所より提出いただいた媒体(書き込み用)により特別徴収義務者に送付します。

なお、送付した光ディスク等に、読み取れない等の事故が発生した場合については、ご連絡いただければ複写して送付いたします。

各項目の記録にあたっての留意事項

1.各項目共通

イ. 半角文字の「,(カンマ)」は、各項目の区切り以外には使用しないでください。

-例-支払調書等の項目

× 1,200,000

⇒○1200000

ロ. 記録すべき事項がない項目については記録を省略して区切りを表す「,(カンマ)」を記録してください。(CSV形式では必ず「,(カンマ)」で各項目が区切られていなければなりません。)

-例- 半角の項目が記録不要の場合

前の項目,,後の項目

2.住所、居所または所在地

イ. 都道府県名から順次記録してください。ただし、都道府県名は省略しても差し支えありません。

 -例-

× 中央区大手前2-2-2

⇒○東京都中央区銀座1-1-1

⇒○中央区銀座1-1-1

⇒○大阪市中央区大手前2-2-2

⇒○大阪市中央区大手前2-2-2

(注)政令指定都市については、市名を省略しないでください。

ロ. 正式な町名にカナが含まれている場合を除き、漢字で記録してください。

 -例-

× 名古屋市港区アキハ1-1-1

⇒○名古屋市港区秋葉1-1-1

× 名古屋市港区あきは1-1-1

⇒○名古屋市港区秋葉1-1-1

名古屋市港区いろは町2-2-2

ハ. ~県、~市、~村等の「県」「市」「村」等の文字については、省略あるいは句読点等による記録はしないでください。

 -例-

× 神奈川横浜港北新横浜1-1-1

× 神奈川、横浜、港北、新横浜、1-1-1

⇒○神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1

ニ. 都道府県、市区町村、字等の区切りは不要ですが、全角スペース1文字分による区切りがあっても差し支えありません。

 -例-

× 神奈川県、横浜市、港北区、新横浜、1-1-1

× 神奈川県□□横浜市□□港北区□□新横浜□□1-1-1

⇒○神奈川県横浜市港北区新横浜1-1-1

⇒○神奈川県□横浜市□港北区□新横浜□1-1-1

(注)「□」はスペース1文字分を表します。

ホ. 住所の記載に当たって、「丁目」「番地」「号」等の文字の代わりに記号を使用する場合は、「-」「~」「・」(全角)を使用することができますが、それ以外の記号を使用しないでください。

 -例-

× 千代田区丸の内1,1,1

⇒○千代田区丸の内1-1-1

⇒○千代田区丸の内1~1~1

ヘ. 様方、気付は、この項目に記録し、氏名または名称の項目には記録しないでください。

ト. 郵便番号は記録しないでください。

3.氏名または名称

イ. 個人の姓と名の区切りには、全角スペース1文字分を記録してください。ただし、区切りがない場合は、そのままでも差し支えありません。

ロ. 個人の肩書等は記録しないでください。

 -例-

× 税理士自治太郎

⇒○自治太郎

ハ. 法人の代表者名等は記録しないでください。

 -例-

× 地方産業株式会社代表取締役自治太郎

⇒○地方産業株式会社

ニ. 法人の組織名略称には必ずカッコを付す。

 -例-

× 登米産業株) × (株登米産業

× 登米産業/株 × 株、登米産業

⇒○ 登米産業(株)⇒○(株)登米産業

⇒○登米産業(株 ⇒○株)登米産業

組織名
略称
組織名
略称
株式会社 株、KK、カ、カブ 企業連合 企業、企、キ、キギョウ
有限会社 有、ユ、ユウ 組合連合会 組連、クミレン
合資会社 資、シ 財団法人 財、ザイ
合名会社 名、メ、メイ 社団法人 社、シャ
医療法人 医、イ 社会福祉法人 福、フク
協同組合 協、キョウ、キヨウ 宗教法人 宗、シュウ、シユウ
農業協同組合 農、ノウ 学校法人 学、ガク
漁業協同組合 漁、ギョ、ギヨ    

4.外字等の取扱い

 JIS第1水準および第2水準以外の漢字、カナ、記号等(以下「外字等」という。)および半角文字は、次のとおり取扱ってください。

イ. 半角文字のカナ、英数字、記号、丸付き数字、カッコ付き漢字等は、JIS第1水準および第2水準の全角文字に変換してください。

 -例-

「ア 」(半角文字のア) → 「ア」(全角1文字)

「1 」(半角文字の1) → 「1」(全角1文字)

「(株)」(拡張未文字の(株)) → 「(株)」(全角3文字)

「10 」(拡張文字の10 ) → 「10」(全角2文字)

ロ. 人名等に使用されている漢字等で、他の文字に変換できないものが含まれている場合には、原則として、その人名等をカナで記録してください。

ハ. 外字がいわゆる異字体または旧字体の場合で、それらを統一文字または新字体に変換できるものは、それぞれの文字に変換してください。   

-例-

「德田」→「徳田」

「齊藤」→「斉藤」

その他

  1. 提出していただく光ディスク等の規格等につきましては、総務省の通達に基づいた形式に限らせていただきます。
  2. 個人の住所につきまして、1月1日現在の住民基本台帳と照合した結果住所が他市町村にある場合および住民基本台帳の登録が確認できない場合には1月1日現在の住所の確認をお願いする場合があります。
  3. 提出の際、登米市から送付しております『総括表』を添付してください。
  4. 登米市から送付しました税額通知光ディスク等は市県民税事務処理以外には使用しないでください。

このページ内容に関するお問い合わせ先

総務部税務課 

住所:〒 987-0511 登米市迫町佐沼字中江二丁目6番地1

電話:0220-22-2163

ファックス:0220-22-9164

メールアドレス:somu-zeimu@city.tome.miyagi.jp

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